Studijní seminář III. aneb moje cesta facilitačním výcvikem

Jistě to znáte také. Porada či diskuse, která se cyklí, odbíhá k nepodstatným detailům nebo účastníci, kteří se potřebují vyjádřit ke všemu a vyměřený čas se rychle chýlí ke konci a témata z agendy prakticky neubyla. Také s tím mám zkušenost, která pro mě byla motivací porozumět tomu, jak takové diskuse usledovat, ukočírovat a vhodně zasáhnout pokud se ubírají špatným směrem.

Přestože jsem člověk, který má do určitě míry s facilitací zkušenosti z konzultací projektových záměrů, workshopů nebo kurzu na FSV UK, tak jsem se nikdy nezabýval tím, jak mohu facilitovat lépe a vždy jsem sázel spíše na intuici. Tento semestr jsem však absolvoval facilitační výcvik s Anežkou Řepík a Terezou Kosnarovou společně s mými kolegy ze sociálních inovacích. Výcvik byl rozdělen na čtyři části:

1. Sladění vzájemného očekávání a výběr témat pro výcvik

2. Úvod do facilitace a typologie workshopů

3. Náročné situace a konflikty při facilitaci

4. Online a hybridní formát setkání a workshopů

V textu stručně nastiňuji průběh workshopů, ale především reflektuji svoje přemýšlení nad facilitací a popisuji body, které mi přišly důležité nebo si odnáším pro svou praxi.

Sladění vzájemného očekávání a výběr témat pro výcvik

Na prvním setkání jsme se věnovali mapování facilitačních příležitostí. Začali jsme aktivitou, kdy jsme se měli zamyslet nad dvěma otázkami:

1. Jsou situace, do jakých se vám moc nechce, čemu se vyhýbáte? Kde vnímáte vaše osobní / týmové hranice?

2. Co vám naopak funguje dobře? V čem se cítíte silní?

Osobně nemám rád konfliktní situace a obecně lidi na workshopu, kteří chtějí být přehnaně dominantní a narušovat ho. Naštěstí se mi to osobně nikdy nestalo, ale zažil jsem takový workshop z pozice účastníka a lektora mi bylo líto a přemýšlel jsem, jak bych takovou situaci řešil já. Nicméně jsem si vědom, že se pohybuji v poměrně bezpečném prostředí podobně naladěných lidí z veřejné správy a nebo vysokoškolských studentů.

Naopak si myslím, že co mi jde a funguje, je určitá míra improvizace a přizpůsobení se situaci. Když si plánuji workshop, tak většinou mám v záloze ještě nějaké aktivity, ale nemám problém se zastavit a změnit dynamiku podle skupiny. Myslím, že umím vytvořit a většinou se snažím vytvořit neformální atmosféru odlehčenou humorem a nebojím se i sebeironie. Vím, že je tam tenká hranice, ale přijde mi, že umí podpořit to, aby se i účastníci nebáli chybovat. Obecně rád dělám workshopy, ale i konzultace ve dvou, protože to nabízí prostor trochu vydechnout, uvědomit si, kde jsme a kam míříme.

V druhé části workshopu jsme přešli k tomu, co bychom se individuálně chtěli naučit a hlasovali jsme o tom, které z následujících témat probereme více do hloubky na následujících seminářích. A která tři témata by zajímala právě vás?

Pokud jste si na otázku odpověděli také. Můžete to porovnat s námi. Nejvíc u nás rezonovala následující témata

• Porozumění skupinové dynamice, kde bychom chtěli vědět, jak pracovat se skupinou, kde je více silných osobností, jak aktivizovat mlčící skupinu či jak vstoupit do napjatého prostředí.

• Reflexe, sebereflexe, kde bychom chtěli porozumět, zda to děláme správně a ne jen intuitivně.

• Empatická a efektivní komunikace, kde bychom chtěli umět nastavit prostředí pro spolupráci v prostředí, které není úplně přátelské a umět pracovat s lidmi, kteří nechtějí naslouchat, ale opakují dokola to své.

• Zvládání konfliktních situací, kde bychom se chtěli umět připravit na situace, kde očekáváme konflikt, uměli reagovat na útoky a momenty, kdy se překračují sdílená pravidla a pracovat s člověkem, který chce být dominantní a narušovat workshop.

Úvod do facilitace a typologie workshopů

První z workshopů byl spíše nalejvárna, ale došlo i na aktivity. Níže shrnuji, co si z něco odnáším.

Aktivní naslouchání, doptávání a rámování diskuse jako základ pro to, aby facilitátor udržoval uvědomění o tom, co se ve skupině děje a pomáhá k pojmenování témat, která bychom v běžné diskuzi přeskočili.

Před samotným workshopem je důležité si stanovit cíl, co od něj očekávám a tomu uzpůsobit i jeho formu. Ta může být různá podle fáze designového cyklu (na což byl tento výcvik možná až příliš zaměřen).

Jako zcela nejdůležitější vnímám seznámení se s facilitačním KPZ, což je vlastně takový checklist o osmi bodech, na co nezapomenout při přípravě na facilitaci.

1. Uvítání, pravidla diskuze, check-in

   • Možná nemusí být úplně jasné, co znamená check-in, jde o úvodní aktivitu, kdy účastníci sdílí své pocity a očekávání a facilitátor tak může navnímat rozpoložení skupiny.

2. Téma a cíle diskuze

   • Důležité pro zarámování diskuse a ideálně mít i někde viditelně napsané

3. Sběr vhledů (insights) a podnětů pro diskuzi

   • Zde začíná podle mě ta pravá facilitační práce, protože se aktivizují účastníci. Je potřeba dát si pozor na to, aby už zde nedošlo k tzv. deep divu, kdy by účastníci šli u nějakého tématu více do hloubky. Pokud k tomu dojde, je to pro facilitátora zpráva, že dané téma je pro skupinu důležité.

   • Na flipchart se neškrtá! Účastníkům by to dávalo signál, že ne všechny nápady jsou vítané

4. Prioritizace, zužování, výběr témat pro diskuzi

   • Pro prioritizaci se dá použít jednoduchá metoda dot votingu. Má svá omezení v tom, že jde skutečně jen o hlasování o prefrenci jednotlivých účastníků, ale v této fázi dává smysl. Co jsem však nevěděl kolik hlasů by měl každý účastník mít. Existuje pro to vzorec: počet témat / 2) - 1.

5. Diskuze

   • Skvělou metodou je použití tzv. polarit. Když někdo řekne, že k tématu zaujímá nějaký názor nebo stanovisko, je dobré se skupiny zeptat, zda to má někdo jinak. Lze tak předejít konfliktu a ukázat, že to někdo jinak má.

   • Když zapisuji na flipchart a z diskuse nevím, co na něj přesně zapsat, tak se zeptám: Co tam mám napsat? Dostanu tak vlastní slova účastníků, čímž si validuji, že píšu to, jak je to myšleno.

6. Sumarizace, next steps

7. Ukončení diskuze

8. Reflexe/check-out

   • Check-out slouží k uzavření, reflexi a sdílení zpětné vazby, zda se naplnilo očekávání

Jak jsem zmínil již v úvodu naslouchání je důležitá schopnost facilitátora. Na workshopu jsme si vyzkoušeli dyády, což je cvičení známé z nenásilné komunikace, které posiluje schopnost naslouchat. Vyzkoušejte si ho také:

Tohle cvičení mi pomohlo zvědomit si několik věcí. Za prvé, není snadné ihned nějak nereagovat, alespoň verbálně. A mimochodem je to těžké pro oba, protože i mluvčí vnímá nějakou zpětnou vazbu, která se v tomto cvičení omezí jen na mimoverbální. Druhá věc je, že jsem se skutečně více soustředil na to, co člověk říká a zkoušel si zapamatovat i to, co zaznělo na začátku, abych svými otázkami nereagoval pouze na to, co zaznělo na konci. A za třetí mi to pomohlo uvědomit si, že mám tu svobodu nepřicházet hned s nějakým řešením, ale nejdřív situaci svými otázkami lépe prozkoumat.

Myslím, že nám to pomohlo zvědomit si klíčové kompetence facilitátora:

• Být tady a teď, kdy věnujeme pozornost druhému bez toho, aniž bychom si v hlavě připravovali reakci nebo protiargument

• Ustát ticho, to že v určitou chvíli "procházíme" tichem neznamená problém, je to prostor, kdy účastníci přemýšlejí a je důležité nevyplňovat ho balastem.

• Umět informace přerámovat, to znamená, pokud někdo řekne, že něco nejde, měli bychom být schopni položit otázku takto: Jak to můžeme udělat s tím, co máme?

• Doptávat se, to znamená klást otázky, nikoliv dávat rady, v tu chvíli přestáváme být facilitátorem, ale začínáme být mentorem

Náročné situace a konflikty při facilitaci

Workshop začal tím, že jsme každý na papír napsali naše očekávání od dnešního dne nebo jak ho chceme strávit. Následně jsme z něj složili vlaštovku, hodili do prostoru a následně sdíleli s ostatními, co je na vlaštovce, která k nám dolétla. Je to další z možností, jak udělat check-in více aktivizačně a komfortněji pro účastníky.

Schopnost facilitovat se člověk nemusí učit jen tak, že sám facilituje, ale i že někoho při facilitaci pozoruje. A to bylo obsahem následujícího cvičení, které jsme dělali. Někteří z nás si vyzkoušeli facilitaci s facilitačním KPZ po svém boku na téma konflikty a náročné situace. Nebudu zde popisovat celý průběh, ale spíše poznatky, které jsem si v průběhu dělal:

• V úvodu shrnula co je cíl, tak abychom všichni porozuměli, co děláme (+)

• Snažila se doptávat a tím si ověřit řečenou skutečnost (+)

• Velice dobře pracovala s hlasem a řečí těla, což vedlo k pocitu klidu (+)

• Položila otázku, avšak nedala nám prostor pro přemýšlení (-)

• Občas přepnula ze své facilitátorské role a snažila se určitou věc interpretovat či vysvětlit (-)

• V jednu chvíli dokončovala větu za kolegyni. A: Abych nebyla..., B: směšná? Snažila se tedy vyplnit chvíli ticha, které kolegyně (A) potřebovala k přemýšlení (-)

• Když mezi účastníky probíhala diskuse, tak k nim byla otočená zády a psala na flipchart

• Pozornost směřovala spíše k aktivním účastníkům, zatímco tišší členové skupiny nedostali tolik příležitostí se zapojit.

Kolegyně facilitovala jako první dobrovolnice a bez přípravy, za takových podmínek to zvládla s přehledem. Kdybych se na tyto aspekty vyloženě nesoustředil, myslím, že bych si jich nevšiml. Zároveň jsou to body, které odlišují dobré facilitátory od těch ostatních.

V další fázi workshopu jsme se zaměřili na to, jak reagovat, pokud někdo z účastníků vyvolá konflikt. Základem je připravit se předem na situace, které by mohly nastat a uvědomit si, co ovlivňuje skupinové procesy. Mezi ně může patřit časový tlak, podoba prostoru, organizační kultura, osobní příběhy účastníků, ale za mě je důležité zmínit hlubší vlivy jako:

• Nevyslovené emoce a napětí: frustrace, strach, nadšení, nejistota

• Mocenská dynamika a privilegia: kdo má hlas, kdo je zvyklý být slyšen a kdo ne

• Kulturní a hodnotové rozdíly: jazyk, gender, věk, profesní identita, normy

• Identifikace a aliance: podskupiny, my vs. oni

• Neoficiální role: šprýmař, kritik, tichý pozorovatel

Po obědě jsme opět začali lehkou aktivizací. Na stůl byly vyložené karty ze hry Dixit a měli jsme si vybrat jednu z nich, která nás nejlépe charakterizuje nebo náš přístup k facilitaci.

Vybranou kartu jsme pak ukázali ostatním a popsali, proč jsme si ji vybrali. Já si vybral kartu s králíkem v rytířské zbroji stojícího se zbraní v ruce před třemi dveřmi. Tato karta pro mě představovala metaforu, že se nebojím jít mimo komfortní zónu a zkoušet nové věci. Byla to příjemná aktivita na rozjezd a rozehřátí mozku před druhou částí workshopu. Zkuste se zamyslet, jaká karta by charakterizovala vás? Co by na ní bylo?

Po lehké rozehřívačce, přišlo horké křeslo (Hot Seat). Vypadalo to tak, že jeden člověk seděl před ostatními a sdílel svůj reálný problém nebo výzvu s naproti sedící lektorkou, která mu kladla otázky. Já jsem s Terezou hovořil o nepříjemné situaci z konzultace. Její otázky mě měly vést k prozkoumání situace do hloubky, mým potřebám a možným řešením. Výsledkem bylo uvědomění, že jsem danou situaci vlastně neřešil špatně, přestože jsem z ní měl špatný pocit.

Když šli do horkého křesla další kolegové, mohl jsem se více soustředit na otázky, které dostávali. Tento příklad se týkal špatných pocitů v konzultaci projektového záměru:

• Jak ti v tom bylo?

• Jak se připravujete na konzultaci?

• Kdy jsi poznala, že se tam něco láme?

• Vybavíš si, co byla ta změna?

• Vnímala jsi ještě nějaké změny krom těch fyzických?

• Vnímala si změnu v dynamice i mezi tebou a tvou kolegyní?

• Co je otázka, která tě v tom nejvíce zajímá?

Jde o příklad otázek, které můžeme použít a nebo na jejich základě vymyslet obdobné, pokud budeme chtít pomoct kolegovi, kamarádovi nebo komukoliv jinému, kdo se ocitne v nepříjemné komunikační situaci. Na závěr této části ještě zmíním pravidla první pomoci pro facilitátora v krizové situaci:

1. Zastav se (Uklidni se, vydýchej se)

2. Zpomal (Nereaguj instinktivně, zpomal mluvu)

3. Zviditelni proces (Pojmenovávej a ověřuj, co se ve skupině děje)

4. Předej část moci skupině (Ptej se, co by pomohlo skupině, jak by s tím mohla naložit)

5. Měj exit strategii z náročné situace (uvědom si hranice své role, neboj se něco ukončit a vrátit se k tomu později)

Online a hybridní formát setkání a workshopů

Poslední workshop byl online a tématem online setkání se také zabýval. Začali jsme brainwritingem o tom, jaká jsou specifika online a offline setkání. Co je jiné a co je stejné. Osobně mě napadly především věcí, které jsou jiné, ale byla to týmová aktivita, tak jsme to nějak dali dohromady. A co nám vzešlo?

Specifické pro online

• Lidé mají tendenci více mlčet

• Horší možnost improvizace

• Pozornost účastníků je více rozptylována (např. e-maily)

• Chybí lidský kontakt

• Technické problémy jsou znatelnější

• Náročnější vnímat skupinovou dynamiku

Stejné pro obě formy

• Být připraven, mít strukturu a nastavená pravidla

• Facilitační KPZ

• Znalost účastníků, kterým je workshop určen

• Ujišťování se o srozumitelnosti zadání

• Frameworky a metody (jen jiná forma)

To co lze udělat v prezenčním formátu psaním na lístečky, rozdělením do skupinek, diskusí. Zastane v online Miro, chat (chatstorming, podobné jako brainstorming) nebo breakout rooms. Vyžaduje to však na začátku mít i technický check-in, zda vše funguje a všichni mají přístup k použité platformě.

Protože je na online těžší udržet pozornost, tak nám může pomoct pravidlo 10:2, což je jednoduché pravidlo, kdy bychom měli maximálně 10 minut mluvit a následně mít 2 minuty alespoň drobné interakce s účastníky např:

• Položit otázku, na kterou účastníci napíšou do chatu

• Dát prostor pro reflexi, kterou si mohou fyzicky zapsat na papír

• Zadat úkol a zapisovat na sticky-notes v Miro

• Dát anketu a spustit hlasování

• Rozdělit do breakout-rooms

• Aktivovat je tím, že např. přinesou nějakou věc z okolí

Podobně jako při osobním setkání i v online jsme měli možnost vyzkoušet si facilitaci. Tentokrát jsem se jí ujal já. Cílem bylo více prodiskutovat jedno z osmi stanovených témat (na obrázku jich je 7, protože téma Aktivizace mlčící skupiny si vybrala druhá skupina).

Na přípravu jsem měl asi 5 minut během přestávky. Rozmyslel jsem si základní strukturu a metody, které chci použít, prioritizace pomocí dot votingu a následné one-to-all psaní na lístečky. One-to-all znamená, že se každý zamyslí individuálně, napíše své nápady na lísteček a následně probíhá sdílení. V rámci sdílení pak každý řekne jeden nápad a jede se víc kol. Jde o skvělý způsob, jak nevyčerpat dobré, případně všechny nápady u prvního člověka, ale dát možnost plného zapojení všem.

Z prioritizace vzešla tři témata, která chtěla účastníci řešit (nakonec jen dvě, protože druhá skupina byla rychlejší). Dot votingem jsme tedy vybrali téma Inspirace a tipy, jak se můžu kontinuálně zlepšovat jako facilitátor/ka.

Jak jsem vnímal svou facilitaci

• Měli jsme zhruba 15 minut. Půlku z tohoto času bylo ticho a účastníci samostatně pracovali. Pro mě však bylo ticho ohlušující, protože v této fázi jsem mluvil jen já, kdy jsem vysvětloval zadání a pocitově to trvalo hodně dlouho.

• Položil jsem dvě otázky: 1. Jak se v současnosti ve schopnostech facilitátora/ky rozvíjíme? Protože mi přišlo zajímavé se vzájemně inspirovat, pokud už v té oblasti něco děláme. 2. Jak bychom se mohli zlepšovat ve facilitaci?

• Když začali účastníci psát na lístečky, uvědomil jsem si, že jsem měl zadat ještě informaci, aby to nějak oddělili, tak jsem doplnil informaci, ať to oddělí barevně. Jsem si vědom, že jsem to měl říct na začátku, kdy jsem měl jejich plnou pozornost.

• Během té doby se mi začalo sekat Miro i Teams (do té doby samozřejmě vše fungovalo). Vyzkoušel jsem si tak i technické potíže. Nevěděl jsem, zda mě účastníci slyší a nemohl jsem jim dát vědět ani přes Miro třeba lepíkem. Bylo to hodně nepříjemné a přestože jen nácvik facilitace, tak mě to hodně znervóznilo.

• Když účastníci začali sdílet, tak spíš v obecné rovině, tušil jsem, že by z toho mohl být výstup, který nikomu nic nedá, tak jsem je pobízel k tomu, aby to více rozvedli, což samozřejmě zabíralo více času.

• Na sdílení jsme měli asi 6 minut, což byl naprosto šibeniční čas, naštěstí jsme dostali ještě 5 minut, kdy jsme to už v klidu stihli.

Myslím, že všechny body ve mě nějakým způsobem vyvolávali nejistotu a nervozitu. Musel jsem trochu improvizovat, když jsem viděl, že to nejde směrem, kterým jsem zamýšlel. Bylo to jak zkušenost z testování.

Zpětná vazba od Anežky

• Líbilo se mi, že jsi pohotově reagoval na dotazy, jak funguje hlasování, jak měnit barvu lístečků ap. 

• 2 otázky na jednom lístečku jako komplikaci sis uvědomil brzo a rozdělení barev pomohlo, i přidání sticky stacku. Nejen pro online je užitečné si s účastníky vyjasnit 1 myšlenka/nápad = 1 postit. 

• Když jsi zaregistroval obecné odpovědi "learning by doing" nebo "praxí", jemně ale jasně jsi je požádal o rozvedení do konkrétna. Ve větší skupině může být riziko, že někteří už jsou ponoření do práce nebo už začali dělat něco jiného svého, protože přece odpověděli.

• V tak malé skupince, kdy se nám těžko odhaduje, kolik času budou potřebovat, nemusíme nastavovat přesný čas ("2 minuty na práci"), ale říct obecněji: "dejme si minutku dvě. podle toho, jak budete pracovat si čas přizpůsobíme..." v Miru vidíš aktivitu účastníků, tak bych tuhle výhodu využívala.

• Nebála bych se účastníkům (zvlášť zkušenými kolegům) navrhnout postup a nechat možnost to upravit... "Máme 20 minut, abychom došli tam a tam... napadá mě to udělat tak a tak. Vidíte to taky tak, nebo vás napadá nějaká jiná / rychlejší / lepší cesta? Chvilku sice strávíte vyjasňováním si postupu, pak už ale všichni téměř automaticky jedou, protože mají jasno. Navíc  jim dáváš najevo, že tuhle mini session tvoříte společně už od začátku.

• Doptávání se na detaily, jak to kdo myslí bylo tak akorát. pokud si v průběhu sdílení uvědomíš, že je potřeba jít do větší hloubky, je úplně v pohodě to říct.. "budu se vás doptávat, abychom získali, co nejkonkrétnější příklady.." s každou další reakcí budou účastníci sami své sdílení specifikovat

• Technické problémy - sám vidíš, jak je to nevyzpytatelný. Já například první vypínám kameru, případně píšu do chatu, co se mi děje, případně informuji, že se musím na chvíli odpojit / restartovat / přepojit na data, poprosím o chvilku trpělivosti, pokud se to hodí, můžeš zadat rychlý úkol, mikroreflexi, přehodit na chvíli úkol/vedení diskuze na nějakého zkušeného účastníka/kolegu, při větších online setkáních a větších výpadcích je dobré mít někde po ruce emailový kontakt a dát vědět emailem, co se děje.

Děkuji moc Anežce za zpětnou vazbu. Myslím, že jsem tu dynamiku vnímal podobně, ale problémy mnohem intenzivněji. Je to hezký příklad toho, proč mít s sebou nějakého parťáka v roli co-facilitátora. A děkuji Tereze i Anežce za výcvik, kde jsem si mohl zvědomit hodně věcí a rozšířit nástroje a techniky, které lze při workshopech nebo schůzkách použít.